Emplois et stages

Un milieu de travail stimulant. Un effectif diversifié. Des mesures d’inclusion et d’accessibilité. Et la fierté de travailler au service du milieu artistique montréalais. Voilà ce qu’offre le Conseil des arts de Montréal: un environnement de travail et une culture permettant à chaque personne de se sentir motivée, respectée et valorisée.

Milieu de travail

Le succès du Conseil dans le développement de la vitalité artistique de Montréal est intimement lié à l’expertise et à l’engagement de son effectif. C’est pourquoi le Conseil vise à créer un milieu de travail intéressant, motivant et respectueux. Un environnement qui favorise le bien-être, l’épanouissement et le perfectionnement du personnel.

Représentativité

Le Conseil s’engage activement à renforcer la diversité de l’effectif pour favoriser une meilleure représentativité de la population au sein de ses troupes. Il encourage les personnes qui posent leur candidature à déclarer qu’elles sont membres d’un des groupes désignés suivants : 

  • Femmes
  • Autochtones (Premières Nations – avec ou sans statut –, Métis ou Inuit)
  • Minorités visibles 
  • Personnes handicapées

Offre d'emploi

Adjoint-e à la direction générale

Classification : Personnel administratif et de soutien AS – 01
Statut : Poste permanent à 5 jours par semaine
Mode de travail : Hybride, en personne et en télétravail, selon les besoins
Salaire : En fonction de l’échelle salariale
Avantages sociaux : Assurances collectives, REER collectif, PAE, etc.
Date d’entrée en fonction : Dans les meilleurs délais, au plus tard le 13 juin 2022
Date limite pour postuler : 5 juin 2022 à 17 h

NATURE DE L’EMPLOI

Sous l’autorité de la direction générale, l’adjointe à la direction générale assume les activités de secrétariat de la directrice générale et du président du Conseil, traite leur courrier et prépare leur correspondance. Gère l’agenda de la directrice générale et du président du Conseil, convoque les réunions de l’exécutif et les assemblées du Conseil.

Elle doit respecter la nature confidentielle de ses fonctions.

PRINCIPALES FONCTIONS

Soutien

  • Gère et tient à jour l’agenda de la directrice générale et du président du Conseil, prend ou confirme leur rendez-vous et leur rappelle leur emploi du temps.
  • Tient à jour le système de classement des dossiers de la direction générale.
  • Reçoit le courrier, le filtre, le remet à son destinataire et prépare des projets de réponse, le cas échéant.
  • Reçoit ou achemine des appels téléphoniques, les filtre, prend les messages et effectue un suivi.
  • Coordonne et assure le suivi quotidien des invitations adressées à la direction pour assister à des spectacles ou à des événements culturels et, lorsque nécessaire, se charge de la billetterie pour certaines demandes particulières.
  • Filtre les courriels de la directrice générale.
  • Convoque les réunions des présidents de comités, du comité de gouvernance et nominations, de l’exécutif et les assemblées du Conseil.
  • Assiste aux réunions du comité exécutif et de l’assemblée du Conseil et rédige les procès-verbaux.
  • Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation des documents nécessaires.
  • Rédige les procès-verbaux et s’assure du suivi auprès de la direction administrative si nécessaire.
  • S’assure que les dossiers de son secteur soient classés selon la politique et le calendrier de conservation en vigueur.
  • Révise, valide et corrige dans les délais demandés et selon les consignes données, les documents soumis pour la signature de la directrice générale.
  • S’assure de la conformité et de la qualité des documents produits. Effectue la mise en page de différents documents tels que rapports, lettres, tableaux, etc.
  • Produit les rapports de dépenses de la directrice générale.
  • Effectue le suivi des décisions prises par la directrice générale et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation.

Dossiers « ad hoc »

Participe à la réalisation de mandats spéciaux, et ce, en collaboration avec les personnes ressources qui sont mandatées à ces fins; à titre d’exemple, l’adjointe à la direction générale participe aux logistique et préparation du Grand Prix.

EXIGENCES DE L’EMPLOI

Scolarité et expérience requises

Qualifications

  • D.E.C. en technique de bureautique ou autre formation professionnelle reconnue.
  • Expérience pertinente d’au moins six (6) ans d’expérience dans des emplois de même nature (niveau direction).


Connaissances

  • Maîtrise des outils informatiques et des principaux logiciels de traitement de texte.
  • Maîtrise de la langue française parlée et écrite et bonne connaissance de la langue anglaise.


Compétences particulières

  • Posséder des habiletés supérieures d’organisation, un esprit méthodique et organisé.
  • Habiletés supérieures à communiquer oralement et par écrit.
  • Sens des responsabilités.


QUALITÉS REQUISES

  • Diplomatie, délicatesse et courtoisie dans les relations interpersonnelles.
  • Autonomie, bon jugement et débrouillardise.
  • Faire preuve de loyauté et de discrétion.
  • Connaissance du milieu artistique montréalais.


POUR SOUMETTRE VOTRE CANDIDATURE

Avant le 26 mai 2022, veuillez envoyer par courriel à artsmontreal@montreal.ca, en prenant soin d’indiquer dans l’objet : Adjointe à la direction générale

  • une lettre d’intérêt (maximum d’une page)
  • votre curriculum vitæ

Le Conseil remercie les personnes qui soumettent leur candidature, mais seules celles choisies pour la prochaine étape de sélection seront contactées.

Accessibilité

Le Conseil veille à offrir un environnement de travail inclusif et accessible à toutes les personnes. Pour accueillir les personnes ayant une limitation fonctionnelle, des mesures d’adaptation peuvent être mises en place à tout moment.

Renseignements

Regan Toews
Regan Toews
Directrice - gestion, administration et finance

514 280-3589

regan.toews@montreal.ca