Aide aux projets pour les organismes

Quelle est l’aide accordée?

L’aide est accordée pour la réalisation d’un projet artistique spécifique découlant du mandat de l’organisme ou de la coopérative.

Quelle est la durée du soutien?

Le soutien est ponctuel et non récurrent. Le projet doit se réaliser aux dates prévues dans la demande.

Est-ce que le projet peut être entièrement financé par le Conseil?

L’aide accordée ne peut excéder plus de 75 % du coût du projet.

Pour avoir une idée des montants généralement octroyés, vous pouvez consulter la liste des subventions accordées précédemment.

Quels sont les mandats admissibles?

• recherche
• création/production
• diffusion spécialisée ou pluridisciplinaire
• édition de périodique culturel
• réalisation d’événement ou de festival
• musée
• association, regroupement ou organisme de services

Quelles sont les conditions générales d’admissibilité?

Statut et conditions

• être une corporation à but non lucratif ou une coopérative d’artistes à but non lucratif ne versant pas de ristourne
• avoir son siège social sur le territoire de l’île de Montréal
• avoir un conseil d’administration majoritairement formé de membres ayant la citoyenneté ou la résidence permanente canadienne
• s’être donné comme mission principale la réalisation d’activités de création, de production, de diffusion dans le domaine des arts ou s’être donné essentiellement comme mandat de regrouper et représenter les artistes et-ou les travailleuses et travailleurs culturels d’une discipline ou d’un secteur pluridisciplinaire

Professionnalisme

• avoir un niveau de compétence reconnu et être en mesure de le démontrer
• être dirigé par des personnes qualifiées
• avoir une direction artistique stable
• présenter des activités dont la qualité artistique est reconnue
• regrouper, représenter ou employer des artistes et des travailleuses et travailleurs culturels professionnels

Quels sont les projets admissibles?

Les projets en lien avec le mandat de l’organisme.

Création et production d’un spectacle, expérimentation et recherche sur les composantes d’une production, mise en oeuvre d’une programmation de saison, réalisation d’un festival,  présentation d’une exposition, mise en place d’activités de soutien au développement disciplinaire, diffusion dans l’espace public, recherche-création en arts visuels et en arts numériques, collaboration entre commissaires et artistes, etc.

Exceptionnellement:

• des projets permettant aux organismes artistiques – ou aux artistes, travailleuses et travailleurs culturels et milieux artistiques qu’ils desservent – de se structurer, s’adapter, se perfectionner ou se stabiliser
• des projets de création sonore ou audiovisuelle, autres que cinématographiques, et qui ne sont pas de nature promotionnelle

Quelle est la période de réalisation du projet?

L’organisme ou la coopérative peut commencer le projet avant le dépôt de la demande de projet mais doit le terminer après la date de réponse du Conseil.

En cas d’incapacité à réaliser le projet subventionné durant le cours de l’exercice prévu, le Conseil doit en être avisé le plus rapidement possible.

Combien de demandes seront acceptées?

Le nombre de demandes de projet acceptées par le Conseil varie selon le nombre de demandes reçues, l’évaluation de l’intérêt artistique, la pertinence du projet et le budget disponible.

Quels sont les projets, clientèles, secteurs d’activité ou demandes inadmissibles? 

Clientèle inadmissible

• organisme qui ne répond pas aux conditions générales d’admissibilité
• organisme constitué en société en nom collectif ou en société en commandite
• organisme soutenu au fonctionnement au Programme général de subvention du Conseil
• artiste à titre individuel
• collectif d’artistes
• périodique culturel qui a moins d’un an d’activité de publication à son actif, ou qui réalise moins de trois numéros par année, ou qui est distribué gratuitement ou disponible exclusivement sur support électronique
• organisme public, parapublic mandataire des gouvernements et des corporations municipales
• organisme voué à l’enseignement, à l’éducation et à la formation professionnelle

Projet inadmissible

• projet terminé avant d’avoir obtenu la réponse du Conseil (calculer environ huit à 10 semaines après la date de dépôt)
• projet d’enregistrement sonores (album, CD, démo, etc.) de nature promotionnelle
• projet essentiellement centré sur la médiation culturelle
• projet concernant spécifiquement la production de film ou de web film
• projet de nature essentiellement promotionnelle incluant les clips vidéo
• projet visant essentiellement l’enseignement, la tenue de stages ou la visite de maîtres
• projet de showcase ou de prospection au niveau national ou international
• projet d’immobilisation ou d’acquisition d’équipement spécialisé
• projet essentiellement centré sur l’acquisition de produits et de matériel permettant l’adaptation aux normes sanitaires dictées par la santé publique

Secteur d’activité inadmissible

• organisme ou coopérative œuvrant exclusivement en variétés et en humour
• organisme ou coopérative œuvrant exclusivement en médiation culturelle

Demande inadmissible

• demande incomplète
• demande reçue après la date limite de dépôt

Les demandes inadmissibles ne seront pas évaluées par le comité d’évaluation.

Est-il possible pour certains groupes de populations précis de recevoir du soutien financier pour présenter une demande (frais d’accès)?

Oui. Les frais d’accès représentent les coûts que doivent défrayer certaines populations, particulièrement les personnes S/sourdes et en situation de handicap, pour bénéficier, au même titre que d’autres, des services et des programmes offerts par une institution pour la création, la production ou la diffusion de leur art. Le remboursement d’une partie de ces coûts par le Conseil des arts de Montréal peut compenser en partie ce désavantage.                              

Le Fonds de soutien aux frais d’accès est une mesure d’aide financière complémentaire aux autres programmes du Conseil. La date limite pour le dépôt d’une demande de soutien aux frais d’accès est la même que celle du programme pour lequel une demande est soumise.

Pour un-e artiste, un collectif ou un organisme qui a obtenu une aide financière du Conseil pour la réalisation d’un projet, il est également possible de déposer une demande de soutien aux frais d’accès jusqu’à un maximum de trois mois après la date d’émission des réponses liées au projet soutenu, sous réserve que ce projet ne soit pas terminé avant la date limite d’émission des réponses du soutien aux frais d’accès.

Le Fonds de soutien se déploie en trois volets : 

• soutien financier en vue du dépôt d’une demande de subvention
• soutien financier aux frais d’accès pour un projet soutenu
• soutien financier pour les organismes diffuseurs pour l’accueil de publics S/sourds et en situation de handicap

Puis-je déposer plus d’une demande par année?

Un organisme ne peut déposer qu’une seule demande par année au Programme général de Soutien au projet.

Puis-je déposer pour la réalisation de différentes phases d’un projet qui s’échelonne sur plus d’une année?

Les clientèles admissibles en création-production peuvent déposer une demande pour la phase de recherche-création et, une autre année, déposer une nouvelle demande pour la phase de production-diffusion.

Qui doit déposer la demande?

La personne responsable (administration, direction) de l’organisme ou de la coopérative.

Quels sont les renseignements et documents à fournir dans ma demande?

En plus du formulaire sur ORORA, avec la description détaillée du projet et le budget, les documents à joindre sont:

• lettres patentes de l’organisme (inclure toutes les pages du document), s’il s’agit d’une première demande ou s’il y a eu des modifications par la suite
• statuts et règlements de la corporation; s’il s’agit d’une première demande ou s’il y aeu des modifications par la suite
• états financiers du dernier exercice, si non déjà fournis, signés par deux membresdu conseil d’administration
• dossier ou revue de presse (format succinct)
• liste d’hyperliens présentant des extraits ou des intégrales (selon la discipline) des œuvres ou des activités en lien avec la demande. Limite de quatre liens
• annexe personnelle, si désirée, regroupant en un seul fichier PDF tous les documents complémentaires que vous jugez pertinents. Ils ne doivent cependant pas inclure des informations essentielles à la bonne compréhension de votre demande

Comment sont évaluées les demandes?

Grâce au travail des pairs, évaluatrices et évaluateurs des comités d’évaluation sectoriels, le Conseil évalue toutes les demandes au mérite et accorde des subventions dans les limites des fonds mis à sa disposition.

Quels sont les critères d’évaluation?

Il existe deux catégories de critères:

• évaluation selon le mandat de l’organisme
• évaluation selon l’axe transversal

Pourquoi y a-t-il des critères selon les mandats?

Les organismes sont évalués dans un premier temps en fonction de leur mandat, selon les

spécificités et les pondérations adaptées à chacun de ces mandats.

Quels sont les critères pour le mandat de recherche, création-production?

Qualité artistique: 60%

• qualité et intérêt artistiques du projet
• cohérence du projet avec le mandat et les orientations artistiques de l’organisme
• qualité artistique et originalité des réalisations antérieures de l’organisme

Impact du projet: 20 %

• stratégies mises en place pour rejoindre les publics
• prévision de la relation avec les communautés
• retombées attendues pour les artistes, les publics et les partenaires.

Gestion et administration: 20 %

• faisabilité du projet, réalisme des prévisions budgétaires, diversification des sources de financement
• capacité à bien gérer ses activités et à mener à terme ses projets
• situation financière équilibrée et saine gouvernance

Quels sont les critères pour le mandat des associations professionnelles, des regroupements et des organismes de services?

Mission et acquittement du mandat: 40 %

• qualité et cohérence des activités ou des services avec la mission et les orientations de l’organisme
• importance du nombre de membres ou de la clientèle servie
• représentativité des membres

Contribution au développement disciplinaire et apport à la communauté  artistique: 40 %

• contribution et impact de l’organisme sur son milieu
• efforts consacrés à l’amélioration des conditions de pratique, ainsi qu’à la condition socioéconomique des artistes, s’il y a lieu
• qualité de l’implication des membres ou des partenaires
• capacité à participer ou à établir des collaborations solides, cohérentes, ayant un impact significatif sur les services offerts.

Gestion et administration: 20 %

• capacité à bien gérer ses activités et à mener à terme ses projets
• situation financière équilibrée et saine gouvernance
• santé organisationnelle
• diversification des partenariats et des sources de financement

Quels sont les critères pour le mandat de l’édition de périodiques culturels?

Qualité artistique: 65 %

• qualité du contenu éditorial et respect des orientations artistiques
• pertinence et qualité du choix des autrices, auteurs, des artistes, des collaboratrices et des collaborateurs
• constance et qualité de la présentation visuelle

Rayonnement du périodique: 20 %

• apport au rayonnement des artistes, écrivaines, écrivains et organismes
• développement d’un programme de publication qui stimule le lectorat et contribue à la connaissance de la discipline visée
• efficacité des activités de communication, mise en marché et promotion

Gestion et administration: 15 %

• respect du plan de publication
• importance des revenus d’abonnement selon la discipline et le public visé
• situation financière équilibrée et saine gouvernance
• diversification des sources de financement

Quels sont les critères pour le mandat des festivals ou événements, des diffuseurs spécialisés et pluridisciplinaires?

Qualité et impact sur le développement artistique: 60 %

• clarté et pertinence de la mission, des orientations artistiques et du positionnement de l’organisme dans son milieu
• direction artistique forte et originale
• qualité, intérêt et cohérence de la programmation en lien avec la mission, les orientations artistiques et les ressources de l’organisme
• qualité de l’accueil et du soutien offert aux artistes ou aux organismes et efforts budgétaires pour l’achat de spectacles à cachet garanti
• effort consacré au dialogue et à la rencontre des différentes disciplines (organismes pluridisciplinaires seulement)

Rayonnement et contribution au développement des publics: 20 %

• stratégies mises en place pour rejoindre les publics
• efficience des activités de communication, mise en marché, promotion et publicité
• capacité à participer et établir des collaborations solides
• prévision de la relation avec les communautés
• retombées attendues pour les artistes, les publics et les partenaires

Gestion et administration: 20 %

• capacité à bien gérer ses activités et à mener à terme ses projets
• situation financière équilibrée et saine gouvernance
• diversification des sources de financement

Pourquoi y a-t-il des critères selon un axe transversal ?

L’axe transversal reflète des priorités stratégiques du Conseil, énoncées par les communautés artistiques consultées lors de l’élaboration du plan stratégique, ainsi que des facteurs clés contribuant à la vitalité du milieu des arts.

Il s’ajoute aux axes d’évaluation propres aux différents mandats. Le Conseil espère ainsi pouvoir reconnaître et bonifier la participation des organismes qui répondent aux enjeux soulevés par la communauté des arts à Montréal. Chaque organisme, en fonction de sa mission, de la nature de ses activités, de son histoire ou de tout autre élément spécifique, peut ainsi se reconnaître dans un nombre variable de priorités et ceci, de diverses manières.

Bonification selon l’axe transversal

Le pointage obtenu selon les critères de l’axe transversal s’ajoute à la note établie par les pairs selon l’évaluation par mandat. Pour un total de dix points, la bonification se ventile comme suit:

Inclusion : maximum de 5 points

Rayonnement : maximum de 3 points

Innovation : maximum de 2 points

Il y a trois familles de critères : inclusion, rayonnement et culture d’innovation

Quels sont les critères selon la priorité stratégique de l’inclusion?

Équité et représentativité significative:

• artiste, travailleuse et travailleur culturel autochtone et pratiques artistiques autochtones
• artiste et travailleuse et travailleur culturel de la diversité culturelle
• pratique artistique minoritaire, non occidentale ou métissée, autre qu’autochtone
• artiste et public atypique ou sous-représenté
• relations intergénérationnelles et transmission des acquis
• genre et notamment la parité homme-femme

Quels sont les critères selon la priorité stratégique du rayonnement?

Valorisation des initiatives locales:

• forte présence des artistes dans les quartiers
• développement durable de liens entre les artistes et le milieu de l’éducation

Rayonnement local, national et international:

• diffusion et circulation significative des oeuvres sur le territoire local et national
• forte diffusion et circulation significative des oeuvres à l’international

Quels sont les critères selon la priorité stratégique de la culture de l’innovation?

Nouvelles pratiques et R&D:

• pratiques novatrices dans les modèles de gestion
• appropriation du numérique

Quel est le délai de réponse?

Une période de huit à dix semaines est requise pour le traitement de la demande, entre la date limite de dépôt de la demande et la décision prise par le Conseil.

Comment serai-je mis au courant de la décision?

La personne représentant l’organisme ou la coopérative sera invitée par courriel à prendre connaissance des résultats sur le portail ORORA. Aucune décision ne sera transmise par téléphone.

Puis-je faire appel de la décision?

Les décisions du Conseil sont finales et sans appel. Le personnel du Conseil se tient cependant à votre disposition pour toute question relative aux décisions prises.

Les clientèles  s’engagent en tout temps à ne pas communiquer avec les membres des comités d’évaluation ou les membres du conseil d’administration du Conseil pour tout ce qui a trait à la gestion, à l’évaluation ou aux décisions reliées à leur demande.

Comment la subvention sera-t-elle versée?

Le paiement de la subvention est effectué en un seul versement (100 %) après l’envoi de la

lettre d’attribution.

Rapports

L’organisme doit compléter le Rapport projet organisme disponible sur ORORA, dans les quatre mois qui suivent la fin du projet.

Dans le cas d’un projet qui s’étend sur deux années financières, le rapport doit être soumis dans les quatre mois après la fin de l’année financière durant laquelle le projet s’est terminé.

Les rapports sont téléchargeables sur le portail. Vous serez avisé par courriel de leur accessibilité.

L’organisme ne pourra déposer de nouvelles demandes s’il n’a pas produit les rapports demandés dans les délais exigés, s’il est normalement en mesure de le faire.

Mises à jour

La fiche d’auto-évaluation doit être mise à jour avec les données réelles de l’organisme dans les quatre mois suivant la fin de son exercice financier.

Engagements

Le fait d’encaisser la subvention constitue pour l’organisme ou la coopérative un engagement à réaliser les activités visées par ladite subvention et à respecter les conditions qui s’y rattachent et qui seront communiquées dès l’acceptation de la demande.

L’organisme ou la coopérative s’engage à:

• réaliser son projet comme prévu
• aviser le plus rapidement possible de son incapacité à réaliser au cours de l’exercice prévu le projet pour lequel une subvention a été versée. Dans ce cas, un remboursement du montant accordé, partiel ou en totalité, pourrait être demandé
• si exigé, remettre les rapports ou les bilans d’activités et financiers aux fréquences requises
• si c’est le cas, inclure dans son rapport des photos, vidéos ou tout autre élément visuel pertinent libre de droits, pouvant être utilisés à des fins promotionnelles ou d’archives par le Conseil