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Poste : Adjoint.e aux programmes

Statut du poste : Permanent à temps partiel – 3 jours / semaine (20,25 heures)
Classification : Personnel administratif et de soutien, AS-03
Rémunération : Selon l’échelle salariale en vigueur au Conseil des arts de Montréal
Avantages sociaux : Assurances collectives, régime de retraite (RÉER collectif), PAE, etc.
Date prévue d’entrée en fonction : Au plus tard le 22 février 2021
Date limite pour postuler : Au plus tard le 25 janvier 2021
Les candidatures (CV et lettre d’intention) doivent être envoyées à : line.lampron@montreal.ca

À PROPOS DU CONSEIL DES ARTS DE MONTRÉAL

Partenaire dynamique de la création artistique professionnelle montréalaise, le Conseil des arts de Montréal repère, accompagne, soutient et reconnaît l'excellence dans la création, la production et la diffusion artistiques. Il encourage l’ouverture, la découverte et l’audace au cœur du paysage artistique montréalais. Depuis 1956, le Conseil des arts de Montréal contribue par ses actions structurantes au développement de « Montréal, métropole culturelle ».

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous l'autorité de la direction des communications et des initiatives territoriales, l’adjoint.e aux programmes assume les activités de secrétariat des professionnel.les des équipes suivantes : initiatives territoriales, arts et philanthropie. Les tâches et responsabilités de ce poste comprennent le soutien administratif et opérationnel de ces deux équipes pour assurer leur bon fonctionnement ainsi que le soutien technologique lié à l’organisation de rencontres, de comités de jury ainsi que l’entrée et la gestion de données.

PRINCIPALES FONCTIONS

1. Initiatives territoriales (60% du temps de travail)

Pour ce volet, l’adjoint.e aux programmes travaillera et appuiera l’équipe des initiatives territoriales dans les tâches administratives courantes et les tâches de soutien opérationnel des programmes gérés par l’équipe tels que le CAM en tournée, Quand l’art prend l’air, les résidences:

• Agir en tant que point de contact pour la communauté artistique et culturelle (artistes, diffuseurs municipaux…) avec laquelle l’équipe travaille au quotidien afin de répondre aux demandes administratives et aux demandes inhérentes à notre base de données.

• Agir en soutien clérical: demandes de versements de subvention à l’administration; suivis budgétaires et entrée de données financières sur ORORA; envoi de subventions; rédaction de courriels, de lettres, de compte-rendus de comité, de notes de conseil d’administration; organisation de rencontres en présentiel et en virtuel.

• Agir en soutien opérationnel: activation des appels de candidatures; création de comités d’évaluation et envoi de lettres; soutien ponctuel dans la pré-analyse d’admissibilité des dossiers reçus lors de période d’appel à projets; entrée de données sur ORORA.

• Implanter des outils de suivi pour optimiser les activités des initiatives territoriales et offrir un soutien pour colliger les données sur les programmes de la direction des initiatives territoriales.

Autre tâche :

• Collaborer et assurer la liaison avec les autres membres de l’équipe du Conseil pour les suivis opérationnels, de communication et informatique en lien avec nos programmes.


2. Arts et philanthropie (40% du temps de travail)

Pour le volet arts et philanthropie, l’adjoint.e aux programmes travaillera principalement avec la chargée de projets - arts et philanthropie en soutien sur deux champs d’action.

A. Soutien dans la gestion et le suivi de bourses, prix et programmes d’accompagnement en philanthropie pour le milieu artistique tel que le Parrainage fiscal, les Midis philanthropie, la Bourse Mécènes investis pour les arts :

• Aider dans les tâches de communication : rédaction, mise à jour de contenu et préparation de communication générale ou sous forme de publipostage.

• Agir en soutien opérationnel sur le portail ORORA : activation des appels de candidatures, création de comités d’évaluation et envoi de lettres.

• Agir en soutien clérical : création de rapports, maintenance de données et organisation de rencontres en présentiel et en virtuel.

B. Soutien dans les efforts annuels de collectes de fonds du Grand Prix et toutes autres initiatives de développement philanthropique du Conseil :

• Aider dans les tâches de communication : rédaction, mise à jour de contenu et préparations de communication générale ou sous forme de publipostage.

• Agir en soutien clérical dans des outils de gestion de l’information : compilation, extraction, importations et maintenance de données.

Autres tâches :

• Collaborer et assurer la liaison avec les autres membres de l’équipe du Conseil pour les suivis opérationnels, de communication et informatique en lien avec nos programmes.

• Contribuer à l’optimisation des programmes et initiatives arts et philanthropie du Conseil.


EXIGENCES DE L'EMPLOI

Qualifications

• D.E.S. en secrétariat ou autre formation professionnelle reconnue.

• Expérience pertinente d’au moins deux (2) ans dans des emplois de même nature.


Connaissances et compétences professionnelles

• Maîtrise d’outils informatiques et des principaux logiciels de traitement de texte et tableurs dont la suite Google

• Maîtrise de la langue française parlée et écrite et bonne connaissance de l’anglais

• Grande agilité avec les outils informatiques, en particulier des outils de gestion de bases de données et de gestion de projets

• Connaissance d'un système de gestion des demandes de bourses et de subventions (atout)

• Connaissance et compréhension de la philanthropie dans le milieu artistique montréalais (atout)


Qualités personnelles et relationnelles

• Niveau d’autonomie supérieur et sens de l’organisation très développé

• Capacité élevée de priorisation et de planification

• Excellentes habiletés en relations interpersonnelles et en gestion de soi et du stress

• Relations interpersonnelles harmonieuses avec les autres employés du Conseil et avec des personnes extérieures issues de milieux très diversifiés

• Très bon jugement

• Capacité à travailler sous pression tout en produisant un travail de qualité

• Facilité à communiquer et à collaborer avec différentes équipes et des clients ayant des besoins variés

• Très bonne capacité d’adaptation au niveau technologique

• Bonne compréhension de la réalité du milieu artistique montréalais

• Éthique et respect de la confidentialité des informations

• Rapidité d'exécution, rigueur et souplesse

• Esprit d’équipe

 

Le Conseil des arts de Montréal accorde une grande valeur à la diversité de l’effectif, et nous encourageons les personnes candidates à déclarer volontairement si elles sont membres des groupes désignés suivants : femmes, minorités visibles, Autochtones, personnes avec un handicap visible ou invisible, sourd.e.s.

Nous nous engageons à offrir un environnement de travail inclusif et accessible à toutes les personnes. Les personnes ayant une limitation fonctionnelle qui nécessite des mesures d’adaptation à n’importe quelle étape du processus peuvent nous en faire part.