Offres d'emploi et stages

Poste: Adjoint.e aux professionnel.le.s

Date limite pour postuler : 21 avril 2021 à 17 h

  • Classification: Personnel administratif et de soutien - AS-03
  • Statut du poste : 5 jours / semaine
  • Durée de l’emploi : permanente
  • Salaire offert : selon échelle salariale du Conseil en vigueur
  • Avantages sociaux : assurances collectives, régime de retraite (RÉER collectif), PAE, etc.
  • Date prévue d’entrée en fonction : mi-mai 2021
  • Lieu de travail : Édifice Gaston-Miron, Conseil des arts de Montréal, situé au 1210, rue Sherbrooke Est, à Montréal et/ou en télétravail selon les directives de la santé publique.


DESCRIPTION DU POSTE

Le Conseil des arts de Montréal est à la recherche d’un.e adjoint.e aux professionnel.le.s pour l’équipe du soutien et des initiatives stratégiques.

Cette personne assure un soutien à la gestion, aux suivis des aides financières et aux programmes d’accompagnement des organismes et collectifs artistiques professionnels montréalais en lien avec les équipes de professionnels de l’équipe du soutien et des initiatives stratégiques.

Sous l'autorité du directeur du soutien et des initiatives stratégiques, l’adjoint.e aux professionnel.le.s assume la gestion et le traitement du processus administratif des demandes de subvention du programme général, planifie les réunions d’équipe et les réunions des comités d’évaluation, assure la diffusion auprès des membres des comités d’évaluation sectoriels des documents pertinents produits par les professionnels. Travaille en étroite collaboration avec les conseiller.ère.s culturel.le.s, chargé.e.s de projets et des équipes multidisciplinaires.

PRINCIPALES FONCTIONS

  • Processus administratifs
  • Assure un soutien dans la planification de l’agenda du directeur du soutien et des initiatives stratégiques et coordonne le calendrier et la préparation des comités d’évaluation sectoriel et des réunions diverses dont les réunions d’équipe;
  • Responsable du cycle de traitement et de la coordination des demandes de subvention via la plateforme ORORA et assure le bon fonctionnement de la plateforme auprès de l’équipe et des clients internes et externes;
  • Met en oeuvre et coordonne la création, l’ouverture et la gestion des appels de demandes de subventions;
  • Planifie et organise les comités d’évaluation sectoriels (vois aux réservations de locaux, besoins techniques);
  • Veille à ce que l’équipement nécessaire aux réunions soit disponible et prêt pour utilisation et offre un soutien technique aux membres des comités d’évaluation;
  • Fait la saisie des rapports, graphiques, tableaux et compile les statistiques utiles;
  • Apporte un soutien dans la préparation et l’assemblage des résolutions et documents nécessaires aux assemblées générales du Conseil; balance les subventions à chaque fin de cycle et en fin d’année financière et offre un soutien à la balance du budget général;
  • Offre un soutien lors de la vérification générale par le Bureau du vérificateur général de la Ville de Montréal;
  • Maintient à jour la liste des membres des comités d’évaluation et leurs coordonnées;
  • Achemine aux personnes et aux organismes concernés les documents publics requis;
  • Assure la réception et l’accueil lorsque requis.


Soutien informatique

  • Responsable de la gestion de la plateforme ORORA dans le cadre du traitement des demandes de subventions du programme général et des initiatives stratégiques;
  • Identifie et transmet les besoins de l’équipe en matière de T.I. à l’analyste T.I. et contribue à leur implantation en lien avec les programmes;
  • Centralise et diffuse l’information des processus internes de gestion des programmes;
  • Saisit, maintient à jour, compile et enregistre les données dans la plateforme ORORA et s’assure de balancer les subventions avec les livres comptables;
  • Veille au fonctionnement des contrôles internes de la plateforme, en particulier le contrôle des accès, la gestion des affiliations et le centre de messagerie.


Service à la clientèle

Reçoit, identifie et évalue les besoins des clientèles internes et externes et y répond en traitant leur demande ou les orientant vers les ressources adéquates;

Fournit de l’information de première ligne aux interlocuteurs de son service et offre un soutien technique à l’interne et à l’externe.

Dossiers «ad hoc»

Participe à la réalisation de mandats spéciaux, et ce, en collaboration avec les personnes ressources qui sont mandatées à ces fins; à titre d'exemple, l’adjointe aux professionnels apporte un soutien aux différents programmes.

EXIGENCES DE L'EMPLOI

Scolarité et expérience requises :

  • D.E.C. en technique de bureautique;
  • A.E.C ou D.E.P avec expérience pertinente d’au moins deux (2) ans dans des emplois de même nature.


Connaissances :

  • Maîtrise des principaux logiciels informatiques, en particulier de la Suite Google (Disques, Documents, Feuilles de calcul…), outils de collaboration, de présentation et vidéo-conférence en ligne et solutions de gestion de bases de données (plateforme SmartSimple en particulier un atout);
  • Maîtrise du français écrit et parlé et bonne connaissance de l'anglais parlé; troisième langue un atout;
  • Connaissance du secteur artistique ou culturel un atout.


Autres capacités : 

  • Très bonne capacité à travailler en équipe;
  • Esprit orienté vers une approche client;
  • Très grande capacité à gérer plusieurs projets simultanément, respecter des délais et à travailler sous pression;
  • Capacité de travailler à distance et d’interagir à distance avec divers intervenants;
  • Grande capacité d’écoute et de conseil;
  • Capacité de gérer des informations confidentielles.


COMMENT SOUMETTRE VOTRE CANDIDATURE

Envoyez (sous format .pdf) :

  • le formulaire de candidature dûment rempli, en prenant soin de citer la référence : Candidature Adjoint.e aux professionnels ; Formulaire de candidature à télécharger et à remplir.
  • une lettre de présentation (maximum de 750 mots) démontrant comment vous répondez aux exigences du poste convoité;
  • votre curriculum vitæ.
  • Avant la date de clôture du 21 avril  2021 par courriel uniquement à line.lampron@montreal.ca 


Le Conseil des arts de Montréal accorde une grande valeur à la diversité de l’effectif, et nous encourageons les personnes qui posent leur candidature à déclarer volontairement si elles sont membres des groupes désignés suivants : femmes, minorités visibles, Autochtones (Premières Nations, avec ou sans statut, Métis ou Inuit), personnes sourdes ou vivant avec une maladie mentale ou un handicap visible ou invisible.

Nous nous engageons à offrir un environnement de travail inclusif et accessible à toutes les personnes. Les personnes ayant une limitation fonctionnelle qui nécessite des mesures d’adaptation à n’importe quelle étape du processus peuvent s’adresser à Regan Toews, Directrice, gestion, administration et finances, par téléphone au 514.280.3580 ou par courriel à regan.toews@montreal.ca.

Le Conseil remercie les personnes qui ont soumis une candidature, mais seules celles choisies pour la prochaine étape de sélection seront contactées.